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Alfasig | Especializada na Emissão e Gerenciamento de Documentos Fiscais Eletrônicos

Arquivo Digital



Entre em contato e saiba mais sobre a solução!

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A Solução

O Arquivo Digital é uma solução que realiza a recepção, validação, armazenamento e o gerenciamento completo de documentos fiscais eletrônicos (NF-e, CT-e, NFS-e, MDF-e e NFC-e) emitidos e recebidos pela empresa. Além disso, realiza automaticamente o download das NF-e, diretamente do portal nacional, para que a empresa faça a Manifestação do Destinatário (MD-e) e garanta posse de todos os documentos que foram emitidos contra o CNPJ dela.

A solução integra-se facilmente a qualquer software de gestão (ERP), podendo ser instalado em estrutura local ou web. Atende a todos os aspectos legais, auxiliando sua empresa a evitar multas por descumprimento de obrigações acessórias, além, de organizar os documentos fiscais para a Escrituração Fiscal Digital.

O Arquivo Digital é composto de três módulos:

Veja os Módulos

Portal de Gerenciamento: Ambiente para uso interno onde ficam armazenados todos os documentos fiscais eletrônicos (NF-e, CT-e, NFS-e, MDF-e e NFC-e) emitidos e recebidos pela empresa. Nesse ambiente, a partir de diversos filtros customizados pelo usuário, é possível ter acesso aos documentos eletrônicos e acompanhar os status dos mesmos em tempo real, é possível ainda, ter acesso resumido ou detalhado ao conteúdo de cada documento emitido ou recebido pela empresa, bem como, manipular os mesmos, imprimindo os documentos auxiliares (DANFE, DACTE, RPS, DAMDFE…) enviar por e-mail os documentos fiscais, fazer carta de correção eletrônica, além de disponibilizar, para o contador da empresa, o download de um determinado período de documentos fiscais para que ele possa escriturá-los sem maiores problemas.

Pelo Portal de Gerenciamento é possível ainda realizar a Manifestação do Destinatário (MD-e), tendo acesso automático a todas as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas contra o CNPJ da empresa. Os documentos recebidos dos fornecedores são disponibilizados também de forma automática para que o software de gestão possa importa-los sem a necessidade de o usuário digitá-los novamente.

Todas as ações dos usuários dentro do Portal de Gerenciamento ficam registradas em um log o que facilita em um processo de auditoria. O Arquivo Digital é multiempresas e multiusuários facilitando o uso de empresas que possuam várias filiais, bem como, escritórios de contabilidade que fazem a gestão de diversas empresas.

Portal de Relacionamento: Esse é o ambiente disponibilizado pela empresa para que seus clientes tenham acesso aos documentos eletrônicos que foram emitidos contra eles. É possível o usuário realizar o download e imprimir o documento auxiliar (DANFE, DACTE, RPS…) diretamente do Portal disponibilizado pela empresa.

O usuário também pode realizar consultas e manipular os documentos emitidos contra o CNPJ dele através de diversos filtros que ele pode customizar na área restrita.

Valida Fácil: Ambiente simples e prático para que a empresa verifique a veracidade dos documentos que chegam de seus fornecedores. Através do Valida Fácil é possível consultar a veracidade dos documentos recebidos diretamente na SEFAZ de origem, além de verificar, no Portal de Gerenciamento do Arquivo Digital, se a empresa fornecedora enviou os arquivos XML dos documentos fiscais eletrônicos referentes a mercadoria que está sendo entregue.

Veja os principais recursos

Recebe e valida documentos fiscais eletrônicos automaticamente: Através do Arquivo Digital sua empresa recebe automaticamente os documentos fiscais eletrônicos, e verifica a autenticidade junto a SEFAZ de origem.

Realiza o download automático das NF-e emitidas pelos fornecedores contra a empresa: Para fazer a Manifestação do Destinatário o Arquivo Digital realiza o download automático de todas as NF-e que foram emitidas contra o CNPJ de sua empresa.

Realiza entrada automática de documentos fiscais eletrônicos: Após a verificação da autenticidade dos documentos fiscais eletrônicos, os dados são disponibilizados para lançamento no estoque e em outros sistemas da empresa automaticamente.

Emite e gerencia a carta de correção eletrônica (CC-e): O Arquivo Digital disponibiliza um módulo para que o usuário faça a carta de correção eletrônica dos documentos emitidos (NF-e e CT-e) e gerencie as CC-e recebidas dos fornecedores.

Organiza os documentos fiscais eletrônicos emitidos e recebidos: Todos os documentos fiscais eletrônicos (NF-e, CT-e, NFS-e, MDF-e e NFC-e) são disponibilizados em um único local, os quais podem ser consultados pelos usuários internos através de diversos filtros, podendo ser realizadas impressões de DANFE, DACTE, RPS, DAMDFE ou relatório customizável.

Gerencia os documentos fiscais eletrônicos emitidos e recebidos através de um webmail fiscal: O webmail fiscal possibilita o envio de e-mails contendo como anexos o XML, DANFE/DACTE/CC-e/RPS/DAMDFE e/ou Protocolo de Autorização dos respectivos documentos fiscais eletrônicos emitidos. Também facilita o gerenciamento dos documentos fiscais eletrônicos recebidos dos fornecedores, organizando-os em contas de e-mail configuráveis.

Disponibiliza os documentos fiscais eletrônicos emitidos para os clientes em portal web: Através de um portal de relacionamento, os clientes têm acesso a uma área exclusiva onde podem realizar consultas e fazer download dos documentos fiscais eletrônicos emitidos pela empresa.

Atende aos aspectos legais de guarda dos documentos fiscais eletrônicos exigidos pela legislação tributária: Realiza a armazenagem dos documentos fiscais eletrônicos pelo prazo decadencial conforme determina a legislação tributária. Para mais segurança são realizados backups locais programados, ou opcionalmente em datacenter.

Veja as vantagens

  • Atende a aspectos legais com a verificação automática da autenticidade do XML dos documentos eletrônicos recebidos e armazena digitalmente os arquivos XML e o protocolo de autorização;
  • Organiza e controla os documentos fiscais eletrônicos emitidos e recebidos;
  • Realiza o download automático das NF-e emitidas contra o CNPJ da empresa;
  • Agiliza o processo e recebimento de mercadorias – quando sua empresa receber uma mercadoria a NF-e / CT-e já estará disponível para consulta;
  • Automatiza a entrada dos documentos fiscais eletrônicos;
  • Possibilita o acompanhamento do status dos documentos fiscais eletrônicos (NF-e, CT-e, NFS-e, MDF-e e NFC-e);
  • Facilita a localização e o acesso aos documentos fiscais eletrônicos (NF-e, CT-e, NFS-e, MDF-e e NFC-e) através de um portal de gerenciamento;
  • Disponibiliza o acesso aos clientes a um portal de relacionamento onde é possível fazer download ou impressão dos seus documentos fiscais eletrônicos;
  • Possui ambiente, webmail fiscal, para organização e gerenciamento dos e-mails recebidos dos fornecedores contendo os documentos fiscais eletrônicos;
  • Reduz erros e tempo para digitação de notas fiscais de entrada.

Veja os diferenciais

  • Evitar multas por descumprimento de obrigações fiscais e acessórias;
  • Eliminar o risco de entrada de mercadorias com DANFE ou DACTE não acobertados por NF-e ou CT-e válidas;
  • Acessar todas as NF-e que foram emitidas contra o CNPJ da empresa facilitando a escrituração dos documentos para geração do SPED;
  • Manter o arquivo dos documentos fiscais eletrônicos de maneira organizada;
  • Aumentar a produtividade dos encarregados responsáveis pela realização dos lançamentos de entrada de documentos fiscais;
  • Rapidez na localização e acesso a todos os dados constantes nos documentos fiscais eletrônicos;
  • Maior proximidade da empresa com os clientes através da disponibilização de acesso aos documentos fiscais eletrônicos no portal de relacionamento;

Por que escolher a Alfasig

  • Especializada no desenvolvimento de soluções para SPED;
  • Uma das primeiras empresas desenvolvedoras de software a receber autorização da Secretaria da Fazenda do Estado do Rio Grande do Sul para emissão de Notas Fiscais Eletrônicas;
  • Integrante do GT NF-e. Grupo Técnico, do qual fazem parte as principais empresas fornecedoras de soluções para Nota Fiscal Eletrônica, que se reúnem periodicamente com a coordenação nacional da NF-e para discutirem atualizações e melhorias do projeto;
  • Atuação Nacional;
  • Clientes ativos em 26 Estados;
  • Mais de 5.000 estabelecimentos;
  • Possui um dos mais completos portfólios de soluções para SPED;
  • Atendimento diferenciado aos clientes e parceiros, com suporte 24 horas por dia 7 dias da semana.

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